Réunion du vendredi 24 avril festival de poche

Publié le par les mots bleus le tube

Festival de poche 2009

L'équipe chargée plus spécialement de l'organisation de la « buvette » s'est réunie plusieurs fois. On a goûté, pesé, mesuré, calculé, listé, réfléchi…En un mot : on a fait ce qu'on a pu !

Il y a pleins de questions qui « restent en l'air » et pas mal de décisions à prendre collectivement… Voici le résumé de notre travail.

Merci de tout lire attentivement pour que les bonnes idées et les réflexions de chacun(e) alimentent efficacement la prochaine réunion !

Au menu : à boire…

  •  De la bière pression blonde brassée près Roanne

  • Du vin rouge bio « Tricot » d'Orcet

  • Du rosé du Forez

  • De la limonade

  • Du jus de pomme 100 % jus

  • Du café

Servi au verre en verre.

Et à manger !

  •  Des assiettes complètes avec saucisses / merguez (de Tours-sur-Meymont), ratatouille « maison » et frites

  • De la salade de fruits frais « maison » avec un petit gâteau (cigarette russe ?)

Servi dans de vraies assiettes et avec des vrais couverts (fourchettes et cuillères)

Plus sur les tables, « en libre service » :

  •  Du pain

  • De l'eau

  • Du sopalin

  • Du sel, du poivre, de la moutarde, de la mayonnaise, du ketchup

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Quelques questions nous ont turlupinés !!!! :

  •  Quelle eau offre-t-on ? ; eau en bouteille  (la moins chère

  • Qu'est-ce qu'on choisit comme pain ? Baguettes, pains, couronnes ? Bio  ou pas ? Chez qui on le prend ? On le met à disposition ou on le coupe ? Si on le coupe, dans quoi le présente-t-on ?.: concernant le pina, astride doit se renseigner sur le pain bio à Augerolles...............

  • S'il reste des frites dans l'après-midi, on pourrait servir des portions : dans quel contenant ? Fait-on une concession aux barquettes en plastiques ? Où trouver des cornets en cartons ?...Jean Mi et Michelle on trouvé des barquette en matériau bio..

  •  ……Un nom : la barvette…………………………………………………………………………...

  • Les tickets vendus à la caisse serviront avant tout aux consommations : place-t-on la caisse dans un coin de la buvette (Ce qui peut libérer une personne pour le bar si on a peu de monde mais en désignant quand même un(e) seul(e) responsable de la caisse) ? Concernant les tickets, Séverine se charge de les acheter ticket frite, ticket repas complet, ticket repas sans …..

  • Quelle forme choisit-on pour ce « ticket » : « cartonné style ticket de métro » ? (pas d'autre idée « pas cher » trouvée à ce jour)……carnet de ticket tamponnés par séverine…………………………………………………………………………..………...

  • Comment repérer les bénévoles sur le site :  Badge  séverin s'en occupe...................

  • Comment allons-nous gérer les boissons et repas des bénévoles et des artistes ? ………Ticket bénévoles  il reste à décider combien de boisson……………….

  • Les WC (3) du bâtiment rose seront- disponibles  Séverine s'en  est assurée, La salle du batiment si L'AIEA en est d'accord,peut servir à stocker ou à presenter quelque chose, la mairie est d'accord et les clé seront à récuper le vendredi  

  • Les chaises oseront sotckées dans le batiment rose

  • Un rendez vous avec le chef des services téchniques est prévu la semaine d'avant. Pour l'éléctricité et l'eau.
  • Il ne faut pas fumer, et pas salir ce batiemnt sert au centre aére et donc aux enfants. Extrème vigilence à cet égard.
  • Côté décor, idée de mettre des bottes de pailles ? Si oui, comment ? qui ? etc ?! on reflechi encore….…...…………

  • Quid du gardiennage du site pour la nuit de samedi à dimanche ?.....Fabrice et Véro?.......................................................

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Quelques personnes doivent se désigner, pour… :

  •  Pour faire les courses « de bouffe » : ……a voir encore……………………………………………………………

  • Pour faire les courses « autre que bouffe » : …idem………………………………………………………

  • Pour fabriquer ( ?? Photocopie ??) les tickets : ……séverine…………………………………………………

  • Pour aller chercher un stock de monnaie pour la caisse et un stock de 50 cts pour rendre un « demi-ticket » : …………séverine…………………………………………………………………………….…

  • Pour préparer une ratatouille « familiale » : Michèle +……………………. …..…………………….

  • Pour préparer la grande salade de fruits : ……………à voir…………………….…………………………

  • Pour faire le BBQ : ……………………à voir…………………………………………………………………

  • Pour faire les frites : ……à voir………………………………………………………………………………..

  • Pour servir les repas : …………à voir………………………………………………………………………...

  • Pour servir au bar : ……à voir…………………………………………………………………………………

  • Pour faire « tourner le chapeau », faire la quête à la sortie des spectacles : ……séverine…………….....

  • Pour tenir la caisse : …………………à voir………………………………………………………………….

  • Pour vérifier régulièrement la propreté des WC : ……………à voir……………………………………….

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La liste du matériel (on n'a pas tout !):

  •  Assiettes et verres offerts par « Emmaüs »

  • Tables et chaises prêtées par la Mairie

  • Barnum-bar octogonal prêté avec la tireuse à Bière (« Aux plaisirs dits vins » à Vertolaye)

  • Barnum-bouffe rectangulaire prêté par le Moto-Club de Billom (Véro)

  • Barnum prété par la gratte à Deux pates par l'intermediaire de Sylvain voir avec lui quand et comment les récuperer.

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  •  Si besoin, barnum carré sans côté (un toit sur 4 pieds) d'environ 4 m X 4 m prêté par « Le bar des sports » à Saint-Dier (Véro)

  • Un bar-be-que fabriqué à partir d'un fût : prêté par ……voir à louer un electrique au CAC………

  • Des sarments de vignes pour le BBQ : Michèle et Jean-Mi

  • Les ustensiles pour faire griller les saucisses : prêtés par Véro

  • Un frigo pour tenir la viande et la salade de fruits au frais : prêté par ……Astride…….………………….

  • Des caisses en polystyrène isothermes pour tenir les frites congelées au frais : prêtées par Michèle

  • Des bacs en plastiques 60 litres pour y plonger les bouteilles dans de l'eau fraîche : prêtées par Véro

  • Un petit congélateur « table top » rempli de bouteilles congelées pour renouveler la fraîcheur de l'eau (Si-si !! Il fera super chaud !!!) : prêté par Véro et sylvie

  • Une grande gamelle pour réchauffer la ratatouille : prêtée par Astride ?

  • Deux tripattes et 2 petites bouteilles de gaz pour réchauffer la ratatouille : prêtés par Michèle

  • Grandes cuillères et louches de service : prêtés par Michèle

  • Des récipients qui serviront de poubelles (quoi ? fûts ?) : ………sev , astride, marie…………………….…………….

  • Des récipients qui serviront de cendriers  (fûts remplis de sable ?): ……pot de fleur astride, séverine…………………………

  • Cafetières électriques (2) : prêtées par Michèle + Véro

  • La friteuse : louée au C.A.C. (Club d'Animation de Courpière) : Est-elle suffisante en taille ? ……………

  • Des rallonges électriques : …………bobby ainsi que toute la régie…………………………………………………………………..

  • Des éclairages pour le soir : ……………pas besoins………………………………………………………………

  • Des cales pour les tables et chaises : une caisse de chutes de bois amenée par Véro

  • Les couverts : fourchettes et cuillères : « Emmaüs » ?

  • Les ramequins pour les salades de fruits : « Emmaüs » ?

  • 2 grandes bassines pour la vaisselle : prêtées par Véro

  • un tuyau d'arrosage, séverine et michelle

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Parlons peu mais parlons fric ! :

Les calculs que nous avons faits nous amènent à :

  • La bière à 2 €

  • Le verre de vin (rouge, rosé, rosé limé) à 1 €

  • La carafe de 50 cl (soit 4 verres) à 4 €

  • Le verre de jus de fruits ou de limonade à 50 cts

  • Le café à 50 cts

  • Le repas complet (assiette + dessert+ café ) à 8 €

  • frite 1.50

A ces prix, nous réalisons une marge approximative de 2 (1 € de dépenses = 2 € vendus), mais sans compter le coût des bénévoles ni des artistes…

Qu'en pensez-vous ????

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La liste des courses (non exhaustive !) pour 50 repas à vendre.

ATTENTION : à compléter : les bénévoles et artistes ne sont pas comptés

  •  12 kg de légumes à ratatouille (400 g/pers. Soit 30 portions. Soit 2 à 3 grandes cocottes)

  • 12 kg de fruits (Environ 50 portions de 150 g épluchés. Soit 2 à 3 grands saladiers)

  • Bière : 4 fûts de 15 litres ( ou plus ????)

  • Vin rouge : 3 cubis de 10 litres

  • Vin rosé : 2 cubis de 10 litres

  • Limonade : 10 bouteilles de 1,5 litre

  • sirop cassis citron

  • Jus de pomme : 10 litres

  • Pain : 3 kg (estimation 1 baguette de 250 g pour 4 personnes)

  • Frites : 14 kg (200 g/pers. Soit 70 portions)

  • Café

  • Sucre

  • + Sandwicherie / Terrines / Fromage …etc pour les bénévoles

  •  Sel, poivre, mayonnaise, moutarde, ketchup

  • il faut aussi prevoir une pharmacie sur place,

  • prevenir les pompier

  • sylvie loge la compagnie songes

  • + distribution des affiches les affiches sont à la librairie il faut qu'un maximum de gens en prenne et affiche/

  • Thiers et montagne thiernoise: fabrice

  • Montagne Vollore: Michelle et jean Mic

  • Lezoux: Sylvie

  • Cunlhat et autour: Séverine

  • Billom :Marie

  • Ambert st amant: Astride

  • Appel à tous ceux qui veulent bien distribuer

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La liste des « consommables » :

  •  Charbon de bois

  • Papier toilette

  • Nettoyant pour WC

  • Produit vaisselle

  • Sopalin

  • Filtres à café

  • Huile pour les frites

  • Eponges

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