FESTIVAL DE POCHE COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU 26 MARS 2010

Publié le par les mots bleus le tube

 Personnes présentes : Astride, Thierry, Clotilde, Karine, Fabrice et Véro. Nous avons fait un tour de table pour faire le point de chacune des commissions. Commission « bar / bouffe »
Ne se sont pas réunis de nouveau. Beaucoup de choses sont déjà au point. A faire : - Affiner les quantités de marchandises nécessaires : attention ! Cette année, nous serons plus nombreux et nous mangerons le soir aussi pour certains ! (36 artistes sont attendus…plus les bénévoles) - Voir ce qu’il faut pour faire fonctionner la machine à Barbapapa ? - Affiner le budget (recettes / dépenses) pour Astride. - Affiner les besoins en logistique pour transmettre à la commission « logistique » (rallonge 380 V…). IMPORTANT : - Réserver la friteuse - Réserver le BBQ Commission « communication »
L’affiche 2010 est en cours ! Trois modèles ont été proposés par Marlène (internet). La majorité des personnes préfèrent le fond jaune. La mention « petites scènes, grands spectacles » pourrait-elle être plus visible ? Bien que nous voulons tous une affiche bien percutante et donc réduite à l’essentiel, il nous semble indispensable d’y porter quelques renseignements : peut-être sous forme d’une « mini-bande » de 1 ou 2 cm de haut en bas de l’affiche ? Avec un fond différent ? Ou simplement jaune sans décors ? Infos à porter : Restauration, buvette / ENTREE LIBRE, de 11H00 jusqu’au bal en soirée…
Les banderoles des ronds points porteront la mention : COURPIERE – 23 mai 2010 – Entrée libre FESTIVAL DE POCHE Petites scènes, grands spectacles
Les flyers prendront la forme de mini-programmes pliés en long (2 ou 3 volets). Ils seront réalisés par nos soins sur la photocopieuse de la Mairie, sur papier couleur (jaune ?). 1000 unités : est-ce suffisant ?
Dossier de presse : Marie attend les informations de la part des troupes pour pouvoir le réaliser. URGENT ! Il a été convenu que ces informations parviendront à Marie sous 3 semaines. Dernier délai dernière semaine d’Avril. A faire : - Demander à Chambrial de décompter les flyers de son devis pour pouvoir affiner le budget pour Astride. - Envoyer le courrier au Maire de Courpière. - Voir les permanences des autres maires pour les rencontrer pour les affichages de banderoles. - Faire le dossier de presse dès que les infos des troupes nous parviendrons. - Faire la maquette des flyers (idem, besoin des infos) - Faire les banderoles des ronds points, les flèches du parcours et les affiches de signalétique du site. - Affiner les besoins en logistique pour transmettre à la commission « logistique ». Commission « programmation »
Les choses se mettent en place. La nouvelle grille s’affine ! Trois « expos » permanentes (expo photos, « Local à louer » et la caravane de Marlène), plus deux ou trois choix de spectacles tout au long de la journée… Les troupes sont celles prévues sur la première liste, sauf « Sanvic ». Les projections se feront au premier étage de la Librairie, à raison d’environ 5 fois dans la journée. De la marge est prévue dans la grille de programme, de façon à ce que ce ne soit pas la panique !!! (Genre une demi-heure prévue pour des spectacles de 20 minutes). A faire : - Point définitif sur la grille de programme. - Thierry continue de mettre au point le mini- marché d’art (trois stands prévus). - Réfléchir à des solutions de repli en cas de pluie (grande salle ????). - Affiner les besoins en logistique des troupes pour transmettre à la commission « logistique ». - Transmettre les infos pour le dossier de presse et les flyers. - Affiner le budget pour Astride. Commission « logistique »
A besoin des remontées d’informations (rallonges électriques, triphasé, sono, etc…) pour s’organiser !
IMPORTANT : Cette année, on joue en nocturne ! Prévoir des éclairages pour la buvette, la bouffe, etc… Autres points
Petit rappel : cette année, la mode pour les bénévoles est au chapeau et aux quatre couleurs des bipèdes, à savoir : noir, blanc, jaune et rouge. Habillons-nous si possible avec ces quatre couleurs, et portons un couvre-chef (d’une de ces couleurs si possible aussi !).
IMPORTANT : Mise au point des clowns ramasseurs de tunes ! Les volontaires « au chapeau » doivent s’organiser avec Pierre de la « Compagnie des Champs »
MAIRIE : Nous conviendrons d’un rendez-vous pour régler en une seule fois toutes les questions concernant la Mairie. Merci de transmettre à Véro d’autres points qui nous auraient échappé : - Disponibilité des lieux le 22 et 24 mai ? - Aurons-nous accès au WC du bâtiment rose ? - Qui nous remettra la clé du grand portail ? La clé de la salle d’animation ? - Accès à l’électricité ? (220 V, 380 V) - Autorisation spéciale pour poursuivre le soir par le bal ? - Autorisation pour l’expo photo dans le parc ? - Possibilité d’avoir la petite salle en cas de pluie ?
PROCHAINE REUNION : Cinquième vendredi d’avril, le 30 : Appel à participation importante de nos troupes ! Ordre du jour : calage de l’organisation interne, répartition des bénévoles. Une première liste nous donne : - Aux chapeaux : 4 - A la caisse : 1 - A la librairie : 1 - Aux projections : 1 ou idem librairie ? - A la technique : Bobby - A l’accueil des compagnies : 1 - A la buvette : 2 - A la bouffe : 2 - Aux crêpes et Barbapapa : 1 - En renfort midi et soir « bar, bouffe » : 4 - Au marché des arts : Thierry - En « volant » : 2 Autant dire qu’on a sacrément besoin de tout le monde !!!! Faites savoir vos disponibilités et/ou vos préférences si jamais vous ne pouvez être présents à la réunion !! MERCI ++ !!

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